Planifier la Gestion du Suivi et du Contrôle

Définition PMBOK v8

Planifier la gestion du suivi et du contrôle est le processus de définition des modalités de suivi, de contrôle et d'évaluation des performances d'un projet, d'un produit ou d'un résultat. Il établit les cadres de mesure, les seuils de performance et les processus de reporting. C'est un processus du Groupe de processus de Planification, relevant du Domaine de Performance.

Pourquoi c'est important pour l'examen

Ce processus est fondamental car il pose les bases de la gouvernance du projet. L'examen teste la compréhension de la différence entre planifier le suivi et exécuter le suivi/contrôle. Les questions portent souvent sur la sélection des indicateurs appropriés (KPI, indicateurs de résultat) ou sur l'identification de l'élément manquant dans un plan de mesure.

Points clés à retenir (pour l'examen)

  • Objectif principal : Établir le cadre de mesure et les processus pour évaluer la performance et la conformité, pas pour collecter les données.
  • Livrable clé : Le Plan de gestion du suivi et du contrôle est l'output principal. Il documente comment le suivi sera effectué.
  • Inputs critiques : Le Charte de projet (pour les objectifs de haut niveau) et le Plan de management du projet (pour les contraintes et approches).
  • Outils & Techniques clés : Analyse des données (ex: analyse des alternatives pour choisir les méthodes de mesure) et Réunions.
  • Concepts centraux : Définition des Mesures de performance (indicateurs de résultat, indicateurs avancés/retardés) et des Seuils de performance (niveau à partir duquel une alerte est déclenchée).
  • Différence cruciale : Ce processus planifie comment suivre. Les processus "Surveiller et maîtriser le travail du projet" et "Évaluer la performance du projet" exécutent ce suivi et analysent les données.
  • Lien avec les tâches : Il définit comment les tâches du Plan de management du projet (comme les réunions d'avancement) seront suivies.

Exemple type examen PMI

Vous êtes le chef de projet d'un nouveau logiciel. Les parties prenantes veulent des rapports transparents sur l'avancement. Quel processus devez-vous d'abord entreprendre pour définir quels indicateurs (KPI) seront suivis, à quelle fréquence et comment les écarts seront signalés ?

Pièges à l'examen PMI

  • Piège : Penser que "Planifier la gestion du suivi et du contrôle" consiste à collecter des données de performance.

  • Réalité : Ce processus définit le cadre et les règles du suivi (quoi, comment, quand mesurer). La collecte et l'analyse des données se font dans les processus d'exécution et de surveillance.

  • Piège : Confondre les Seuils de performance avec la Ligne de base.

  • Réalité : Les Seuils de performance (définis dans ce processus) sont les limites qui déclenchent une action ou une alerte. La Ligne de base (scope, coût, calendrier) est le plan approuvé utilisé comme référence pour mesurer les écarts.

  • Piège : Croire que ce processus produit des rapports de performance.

  • Réalité : Il produit le plan pour générer ces rapports. Les rapports eux-mêmes (comme le Rapport de performance du travail) sont des outputs des processus de surveillance.

Connexions PMI importantes

| Concept lié | Type de relation | Point d'attention examen | |-------------|------------------|--------------------------| | Plan de management du projet | Input principal | Le plan de suivi et contrôle est un composant du Plan de management du projet. L'examen peut demander quel plan est élaboré en premier. | | Surveiller et maîtriser le travail du projet | Fournit le cadre pour | "Planifier la gestion du suivi" définit COMMENT "Surveiller et maîtriser le travail" sera effectué. | | Indicateurs de performance (KPI, indicateurs de résultat) | Définit et sélectionne | Ce processus est celui où l'on choisit quels indicateurs seront utilisés pour mesurer la performance. | | Gestion de l'engagement des parties prenantes | Informé par | Les besoins en information et les préférences de reporting des parties prestataires sont un input important pour planifier le suivi. |

Questions de révision rapide

  1. Quel est le principal livrable du processus "Planifier la gestion du suivi et du contrôle" ?
  2. Quelle est la différence clé entre un "seuil de performance" et une "ligne de base" ?
  3. Si un projet manque de procédures claires pour signaler les écarts de coût, quel processus n'a probablement pas été correctement exécuté ?
  4. Vrai ou Faux : Le processus "Planifier la gestion du suivi et du contrôle" inclut l'analyse des données de performance pour prendre des actions correctives.
  5. Donnez un exemple d'indicateur de résultat (retardé) et un exemple d'indicateur avancé pour un projet de construction.

Référence PMBOK v8

Section 4.3 - Planifier la gestion du suivi et du contrôle